Путь к оптимизации системы управления начинается с желания собственника получить объективную информацию о существующей системе управления в его организации. Для осуществления этого Фаисом–лаборатория проводит предпроектную диагностику системы управления и выявляет положительные и отрицательные стороны в существующей на данный момент системе, то есть собственник получает картину «как есть». Некоторые собственники бизнеса отвечают, что свои проблемы они и так знают и что отдавать деньги фирмы, лишь для того что бы в очередной раз увидеть недостатки, не целесообразно и бессмысленно. Некоторые не знают в полной мере, как обстоят дела у них в компании. Зачастую, даже если они и понимают, что что-то не так, то полной и объективной картины они не видят, и диагностика может выявить очень неожиданные для них результаты. Но и те и другие в итоге понимают наличие проблем в управлении собственной организацией и у них возникает ряд вопросов: «А как избавится от существующих проблем в управлении? Какой должна быть эффективная система управления? Что и как необходимо изменить, чтобы повысить уровень управления собственной организацией?»

В настоящее время много консалтинговых фирм, которые предлагают различные подходы по улучшению системы управления, но, как правило, все эти «улучшения» предлагаются в виде обучения на 2-3 дня, ну или недельного тренинга. Необходимо понимать, что процесс изменений это очень непростой, очень длительный и можно даже сказать мучительный процесс. Человек, который является непременным элементом организационных систем, является существом сомневающимся и всегда сопротивляющимся чему бы то ни было новому, даже если оно хорошее. Поэтому необходимо понимать, что никакие изменения невозможно внедрить быстро. Любые изменения занимают длительное время и требуют абсолютную приверженность высшего руководства, а именно их безусловную поддержку. Потому что если это не нужно собственникам, то наемным работникам, как правило, выгоднее работать так, как им это удобно. 

Как сделать так, чтобы предприятие работало эффективно, чтобы достигались поставленные собственником цели собственника? В условиях кризиса и жесткой конкуренции эти вопросы стали наиболее актуальны.

Для решения этих вопросов Фаисом-лаборатория предлагает свою технологию по оптимизации системы управления, которая реализуется в несколько этапов. В чем их основная суть?

На первом этапе в результате проведения диагностики выявляются слабые места в существующей системе управления и рекомендации для повышения эффективности работы компании. Для того, чтобы внедрение технологии проходило менее болезненно и наиболее эффективно для компании, Фаисом –лабораторией проводится второй этап, который включает в себя недельный курс лекций для менеджмента организации. На проводимом обучении объясняются основные принципы технологии и важность предлагаемых для внедрения инструментов. В итоге весь персонал организации получает единую теоретическую базу, необходимую для успешного внедрения всех инструментов управления.

Возникает вопрос: « А зачем нужна совместная работа с консалтинговой компанией? Почему бы организации не провести все изменения собственными силами?» Ответ очень прост. Исследования Фаисом-лаборатории показали, что все попытки проведения подобных проектов собственными силами не увенчались успехом. Текущая работа, которой загружены сотрудники, постепенно отодвигает на второй план все нововведения и вся эта идея постепенно умирает. Отрицательным моментом в такой ситуации становится то, что коллектив организации перестает верить в возможность изменений и все последующие попытки что-то изменить уже не воспринимаются всерьез. Именно поэтому Фаисом-лаборатория проводит свои проекты с выделением собственных специалистов, которые не входят в штат организации и преследуют цели собственника.

Многие бизнес-тренеры и консалтинговые компании объясняют, что и как можно и нужно улучшить в организации, предлагают провести оптимизацию и внедрить BSC, KPI, GOAL, EVA, Риск менеджмент и т.д. не понимая, что набор инструментов управления зависит в первую очередь от уровня менеджеров высшего звена и самого генерального директора и этот набор должен быть подобран и внедрен исходя из требований и возможностей самой компании который и выясняется на предварительной диагностике.

Далеко не все берутся сделать это на практике и показать как работают все предлагаемые в теории инструменты. Многолетний опыт Фаисом-лаборатории на рынке России и ближнего зарубежья позволяет осуществить оптимизацию системы управления с использованием оптимального набора необходимых инструментов и систем. Проведение работ по внедрению эффективных инструментов управления является отличительной чертой Фаисом-лаборатории. Третий этап – это проект по непосредственному внедрению технологии. Это самый сложный и самый важный процесс, который длится, как правило, 3-4 месяца. В период проведения проектных работ по оптимизации системы управления в организации происходят следующие изменения:

• Приводится в соответствие организационная структура управления;
• Разрабатывается новая и актуализируется вся существующая регламентирующая документация;
• Для прозрачности системы управления и получения всей необходимой информации собственником внедряются так называемые надпроцессные образования, а именно:
• Бюджетный комитет - надпроцессное образование, обеспечивающее текущий учет и контроль состояния организации, отклонения исполнений утвержденных бюджетов в рамках утвержденных нормативов и бюджетных показателей и утверждение новых планов.
• Ценовой комитет является надпроцессным образованием, обеспечивающим формирование и реализацию процесса ценообразования организации. Основная цель работы комитета – утверждение оптимальных решений установления цен при реализации процессов закупа и продаж.
• Плановая комиссия - является надпроцессным образованием по фиксированию исполнения или причин неисполнения плановых заданий, приказов генерального директора и протокольных решений сотрудниками организации.
• Протоколы заседаний надпроцесных образований в обязательном порядке передаются собственнику, тем самым осуществляя получение необходимой информации о состоянии организации в целом;
• Контроль за исполнением задач Фаисом –лаборатория предлагает осуществлять с помощью программного обеспечения, позволяющего объективно и своевременно отражать факт исполнения/неисполнения той или иной задачи и формировать отчет по каждому сотруднику по итогам месяца. Этот инструмент позволяет планировать всем сотрудникам свою работу, а руководителям контролировать и координировать исполнение поставленных задач. Тем самым мы получаем то, что каждый сотрудник выполняет свою работу, избегая возможных перегрузов и реально планируя, когда он сможет выполнить задачу и показать результат своего труда;
• В штат организации вводится блок интегрального мониторинга системы, который обеспечит дальнейшее функционирование всех внедренных за время проекта механизмов. Это является «изюминкой» технологии, т.к. зачастую успешно внедренные проекты «сходят на нет» потому, что не остается людей, которые способны поддерживать внедренные механизмы в требуемом состоянии или, попросту говоря, «забалтываются». Этот блок осуществляет функцию мониторинга системы и выявления отклонений, поскольку никто из менеджеров не может давать собственнику комплексную, объективную и полную информацию о всей системе по предельно простой вещи: они участвуют в процессах и не могут быть объективными по своей сути;
• Для того чтобы сотрудники выполняли поставленные им задачи и результаты их труда были направлены на достижение целей организации, специалисты Фаисом-лаборатории разрабатывают систему экономической мотивации, тем самым замыкая круг и получая целостную и связную систему, эффективно работающую на развитие организации.

Таким образом, в результате произведенных работ предприятие-заказчик получает актуализированную организационную структуру управления, соответствующую реальному состоянию организации, на основании которой формируется комплект актуализированных, вновь разработанных и введенных в действие документов, работающие инструменты управления и мотивационную систему, направленную на исполнение бюджета организации и качественное выполнение всех утвержденных документов.

В заключение хотелось бы отметить тот факт, что проведение проекта дает наибольший эффект при непосредственной инициации собственника бизнеса и его контроле за проведением проекта. Важно понимать, что это не тот вариант, когда вы оплатили оборудование, произвели монтажные и пуско-наладочные работы и все готово. Здесь нужна плодотворная совместная работа, иначе все может превратиться в некую игру в изменения. Все инструменты, получаемые собственником после проведения проекта, в первую очередь должны быть востребованы им. Если же собственник не пользуется предоставляемой ему информацией и своевременно не реагирует на нее, то все нововведения постепенно отмирают и стиль управления руководства организации постепенно направляется в прежнее русло. Вот тогда и получается тот случай, когда «консалтинг – это дорого и не эффективно».

Р. Погорелов