С «системными сбоями» в работе сталкивается практически любое полимерное предприятие. Отладить оптимальную систему управления всеми бизнес-процессами можно различными способами. Своим опытом решения этих проблем делятся специалисты компании «НБ-Ретал».

Ищем «точку разрыва»

В последнее время растет число компаний, в том числе и в полимерной отрасли, которые ставят в качестве одной из приоритетных целей интеграцию автоматизированных систем и корпоративного управления для наиболее гибкого и быстрого реагирования на возникающие проблемы, с которыми предприятию так или иначе приходится сталкиваться в процессе своей работы. С этой целью проводятся мероприятия по разработке автоматизированной Единой информационной системы управления (ЕИСУ) предприятием. При этом предприятия сталкиваются с необходимостью описания процессов, протекающих на предприятии. Такая необходимость также может быть продиктована стремлением к достижению прозрачности процессов, повышения их стабильности и управляемости. Кроме того, большое число компаний на российском рынке производителей и переработчиков полимеров стремится к внедрению и поддержанию системы менеджмента на базе международных стандартов серии ИСО 9000. В этом случае необходимо описать и формализовать все бизнес-процессы на предприятии.

Ни для кого не секрет, что отсутствие четких регламентов приводит к тому, что процессы исполняются скорее интуитивно, в зависимости от определенных условий или компетенции персонала. Последнее приводит к всевозможным проблемам, связанным в первую очередь с системными сбоями. Здесь необходимо отметить всевозможные несостыковки «глобального масштаба» между процессами ценообразования, маркетинга, бюджетирования и другими, которые не всегда легко обнаружить. Как следствие этих глобальных несоответствий прослеживаются проблемы «более мелкого масштаба» - неоптимальность загрузки технологического оборудования, нарушение плана отгрузок готовой продукции потребителям, нарушение принципа FIFO на складах и тому подобное. Последние часто легко идентифицируются, однако решение каждой из этих проблем в отдельности, в отрыве от системы не дает каких-либо ощутимых результатов в долгосрочной перспективе. Как правило, улучшения наступают для отдельных подразделений и лишь на незначительное время, в то время как в целом во всей системе в лучшем случае ничего не изменяется.

Все дело в том, что при отсутствии формализованных процессов как руководители, так и сотрудники компании не имеют целостной картины того, как протекает процесс. Каждый видит лишь «свой кусок», знает, что происходит «на границе» его ответственности, и совершенно не имеет точного представления о том, что делают на других участках. Кроме того, как правило, отсутствуют операции фиксации приема-передачи информации, то есть сотрудник, передав информацию следующему сотруднику по цепочке, предполагает, что процесс не прервался, а возможно, даже и ждет обратной связи. На самом же деле очень часто возникают случаи, когда информация просто теряется, поскольку факт ее передачи не зафиксирован, установить место ее нахождения не представляется возможным. Не единичны случаи дублирования информации, наличия ложных операций, не приводящих к созданию не только сколько-нибудь ценной информации, но и информации вообще. Формализация позволяет не только понять, как в действительности протекает процесс (на уровне выполнения отдельных операций) в рамках всей сети процессов, но и установить в нем «критические» точки.

Что дает формализация?

Итак, формализация бизнес-процессов создаст необходимые предпосылки для:

1. проведения эффективной автоматизации процессов в рамках Единой информационной системы компании;
2. упрощения анализа бизнес-процессов компании с целью своевременного предотвращения сбоев в них и их своевременной корректировки в связи с изменяющимися условиями;
3. формирования жестких регламентов, детализации критериев эффективности выполнения каждой операции, что позволяет сформировать оптимальную систему мотивации персонала, основанную на выплате бонусной составляющей за достижение установленных критериев эффективности;
4. делегирования полномочий сотрудникам, выполняющим операции процесса, что приводит к высвобождению времени топ-менеджеров;
5. выстраивания эффективной организационной структуры;
6. разработки корректных положений о структурных подразделениях, должностных инструкций и установления квалификационных требований, необходимых для эффективного выполнения работы;
7. определения реальной загруженности персонала и уменьшения зависимости от опыта и компетентности персонала путем устранения «уникальности» сотрудников, выполняющих операции процесса;
8. поддержания регламентов процессов в разных филиалах одной компании, что особенно актуально для крупных предприятий, имеющих филиалы в различных регионах;
9. повышения прозрачности бизнес-процессов и создания внепроцессных образований (бюджетный комитет, плановый комитет, ценовой комитет) с целью стабилизации всей системы в целом.

Кроме того, формализация процессов способствует наиболее быстрому внедрению системы менеджмента в соответствии с требованиями стандарта ИСО 9001:2000.

Также необходимо отметить, что стадия выделения и формализации процессов по своей сути является подготовительной стадией, на которой как раз обнаруживается вся проблематика, связанная с выполнением операций процесса. Базовый процесс в средней компании может насчитывать до 500 различных проблем (как незначительных, так и критичных для его протекания). Следующим этапом является этап модификации процессов с целью устранения выявленной при их описании проблематики.

Типы бизнес-процессов

Важная на наш взгляд деталь при описании бизнес-процессов – что понимать под бизнес-процессом. Попытаемся сформулировать определение, используя TAG-технологию (Test Analyst Generating, являющуюся авторской методикой А.Г. Тысленко), взятую за основу при описании и модификации бизнес-процессов в ЗАО «НБ-Ретал».

Бизнес-процесс – это процесс удовлетворения возникшего во внешней среде спроса (например, спроса на определенный типоразмер преформ) за минимально возможное время с максимально возможной выгодой с учетом ограничений, обусловленных состоянием системы (например, наличие определенного технологического оборудования) и возможностью потребления ресурсов внешней среды (например, наличие необходимого сырья, оснастки).

Таким образом, бизнес-процесс в компании один, но может быть представлен как совокупность нижеперечисленных процессов, результатом реализации которых является удовлетворение спроса внешней среды:

• базовые процессы;
• обеспечивающие процессы;
• вспомогательные процессы;
• процессы маркетинга;
• производственные процессы.

Кратко остановимся на характеристике каждого из типов.

Базовые процессы организационной системы – это процессы непосредственного исполнения требования внешней среды без учета процессов создания товара или услуги (производственных процессов). К таким процессам можно отнести, например:

• процесс реализации продукции (ПЭТ-преформ, полимерных колпачков и др.) клиентам;
• процесс оказания услуг по переработке сырья;
• процесс реализации сырья.

К обеспечивающим процессам относятся процессы, формирующие определенные ограничения базовых. Это ценообразование, формирование товарных запасов, формирование номенклатуры, бюджетирование и так далее.

Вспомогательные процессы реализуют создание внутренних и привлечение внешних ресурсов для реализации всей совокупности базовых, производственных и вспомогательных процессов, необходимых для реализации базового процесса. Примеры подобных процессов - обеспечение кадрами, закупки, обеспечение всеми видами энергии.

Процессы маркетинга наряду с базовыми занимают центральное место и являются основой существования организаций, поскольку обеспечивают:

• выявление возникающих, стабилизированных, развивающихся требований внешней среды;
• выделение среди них требований, которые может удовлетворить организационная система компании.

Производственные процессы – процессы непосредственного производства продукции.

Методы описания бизнес-процессов

Встав перед необходимостью описания бизнес-процесса, предприятие должно решить, какой из существующих методов описания бизнес-процессов следует выбрать для достижения поставленной цели как можно в более короткие сроки. В настоящее время существует множество методов описания бизнес-процессов: SADT IDEF, DFD, ARIS и другие. Несомненно, каждый из них имеет свои преимущества и недостатки, которые достаточно подробно описаны в литературе.

 Описание модели IDEF представляет собой иерархию взаимосвязанных диаграмм, в вершине структуры которой находится общее описание системы, а ее основание состоит из наиболее детализированных описаний.

Диаграммы DFD описывают систему в виде отдельных процессов, связанных потоками данных, и демонстрируют, как каждый процесс преобразует свои входные данные в выходные.

Методология ARIS представляет организацию как сложную систему, представляющую собой модели организационной структуры, функций, данных и бизнес-процессов. Основой методологии являются цепочки процессов, добавляющих ценность, методология ARIS акцентируется на продуктовом аспекте реализации бизнес-процесса.

Хотя каждый из выше перечисленных методов отвечает в определенной степени тем требованиям, которые предъявляются компаниями при описании бизнес-процесса, они требуют, как правило, специального программного обеспечения и подготовленного персонала и не всегда дают целостную и взаимосвязанную картину всех процессов компании.

Компания ЗАО «НБ-Ретал», один из крупнейших производителей, работающих на ПЭТ-рынке России, встав перед необходимостью описания, модификации и автоматизации своих бизнес-процессов, как уже было отмечено выше, выбрала в качестве методологии описания FISOM (ФИСОМ), основанную на описании и моделировании по TAG -технологии. Остановимся на данной методике подробнее.

ФИСОМ (Функционально-Информационные Субъектно-Ориентированные Матрицы) представляет собой матрицу, в которой в строках указываются отдельные операции процесса, а в столбцах – субъекты, исполняющие эти операции. Процесс на поле матрицы отображается в виде графа, в котором указываются результаты выполнения операций, а направленными стрелками – связи между отдельными операциями. Подобные матрицы можно легко и быстро строить в обычных электронных таблицах (например, в MS Excel). ФИСОМы позволяют производить анализ функционирования систем и информационных потоков, являясь при этом универсальным средством для моделирования бизнес-процессов.

Следует также отметить, что при применении метода ФИСОМ вначале исследуются и описываются существующие в компании процессы, и только после их описания в состоянии «КАК ЕСТЬ» они модифицируются (усовершенствуются) по определенным правилам до состоянии «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ».

Можно выделить следующие отличительные особенности ФИСОМ:

• наглядное и доступное отображение исследуемых процессов;
• акцентирование внимания на отдельных операциях процесса, а также на субъектах (сотрудниках компании) - частях системы, реализующих этот процесс;
• наглядное отображение последовательности выполнения операций и взаимодействие субъектов – исполнителей этих операций;
• отображение потока данных как одной из неотъемлемых частей процесса в привязке к конкретной стадии (операции) процесса и к исполняющему субъекту.

В данной статье мы постарались обосновать необходимость изучения и описания бизнес-процессов компании. Вопросы применения ТАG-технологии и дальнейшей модернизации и автоматизации бизнес-процессов мы рассмотрим в следующей публикации.

Жезлов А., начальник отдела координации и анализа
Колодий А., аналитик отдела координации и анализа ЗАО «НБ-Ретал» (Москва)